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西貝攜手飛書,用統(tǒng)一的數(shù)字化底座支撐 300 余家門店高效運營
2022-10-10

西貝自 2022 年選擇全員使用飛書,實現(xiàn)總部和門店的高效協(xié)同,并通過飛書 OKR 強化組織戰(zhàn)略落地,打造餐飲行業(yè)數(shù)字化最佳實踐。


公司介紹

西貝是中國餐飲百強企業(yè),旗下西貝莜面村是國內(nèi)中式正餐經(jīng)營規(guī)模最大的品牌。西貝 1988 年創(chuàng)立于內(nèi)蒙古臨河,擁有西貝莜面村、賈國龍功夫菜、西貝海鮮、九十九頂氈房四大品牌。 2020 年 6 月,入選“ 2019 年中國餐飲企業(yè)百強”,2021 年 12 月,入選 2021 內(nèi)蒙古民營企業(yè) 100 強名單。


用飛書構(gòu)建一站式協(xié)作平臺, 1 秒將重要信息傳達(dá)全國 370 家門店

作為全國最大的中式正餐連鎖企業(yè),創(chuàng)立 34 年來,西貝在全國 58 個城市開設(shè)了 370 家直營門店,員工 26000 人,每年服務(wù) 7000 萬消費者。業(yè)務(wù)的快速成長,讓組織也面臨更大的挑戰(zhàn)。如何做強總部的專業(yè)化分工、實現(xiàn)各專業(yè)職能部門的橫向打通,增進(jìn)部門之間的協(xié)同關(guān)系,加強總部到全國門店的順暢溝通,成為西貝在數(shù)字化經(jīng)營過程中面臨的重要挑戰(zhàn)。

完成向飛書的遷移后,西貝用飛書打通全員通訊錄,總部可即時聯(lián)系到任意門店的任意一個員工,員工間可設(shè)置精細(xì)的溝通權(quán)限管控,找人、溝通都更便捷。使用飛書會議異地溝通,支持千方同時參會,一鍵發(fā)起企業(yè)內(nèi)直播,讓會議更高效。會后飛書妙記自動生成錄像及逐字稿,1.8 萬字會議紀(jì)要只需 5 分鐘,準(zhǔn)確率高達(dá) 98% 以上,讓會議結(jié)論有據(jù)可循。

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西貝還將公司內(nèi)的各類文檔遷移到飛書文檔中,并使用知識庫實現(xiàn)重要信息的整合、沉淀。

使用飛書前,資料沉淀在本地文件中,文件傳達(dá)到全國員工,需員工層層復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)、效率低。

使用飛書后,可以用一個在線鏈接,和所有員工分享最新版本內(nèi)容,并支持隨時更新。文檔權(quán)限可嚴(yán)格管控,限制復(fù)制和下載權(quán)限,僅限內(nèi)部查閱,重要信息可 1 秒加急上萬人,使命必達(dá)。

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用飛書,僅需 1 小時搭建業(yè)務(wù)表格管理供應(yīng)商抽檢、開票工單

餐飲上下游環(huán)節(jié)眾多,有大量非標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)場景。這些業(yè)務(wù)場景無法通過成熟第三方系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)字化,而團隊靠填表、傳文件、人工匯總的方式運轉(zhuǎn),又低效繁瑣。飛書多維表格可靈活搭建輕便的業(yè)務(wù)數(shù)字化工具,系統(tǒng)“想要就能有”,最快 1 小時即可上線。

比如,西貝食品安全巡視組會定期進(jìn)行供應(yīng)商、門店的抽檢。

使用飛書前,所有小組成員需在 Excel 上填寫相關(guān)信息,信息層層上交、匯總,部門逐級催辦,數(shù)據(jù)統(tǒng)計報告制作繁瑣,每次抽查,往往需要 1 整個工作日專人進(jìn)行資料整理。

使用飛書后,團隊將抽檢工作通過飛書多維表格協(xié)作,使用表格分配任務(wù)、系統(tǒng)自動提醒還未提交的成員,數(shù)據(jù)分頭錄入、自動匯總,并能通過儀表盤實時展現(xiàn)數(shù)據(jù)洞察。

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類似的,通過多維表格搭建開票流程的協(xié)作工具,也讓西貝團隊每年省下 65 人·天。

西貝門店與客服中心的同事,經(jīng)常遇到客戶補開發(fā)票的需求??蛻綦x店后需補開發(fā)票,無法按常規(guī)開票流程自助實現(xiàn),往往需要客服、財務(wù)、門店多方協(xié)協(xié)助完成。

使用飛書前,客服或門店接到客戶特殊開票需求后,需與客戶人工收集相關(guān)信息;部分開票信息不規(guī)范、不全面,可能需要和顧客二次溝通,效率低下、影響顧客體驗;相關(guān)信息通過即時消息與財務(wù)溝通,無法清晰掌握開票進(jìn)度,協(xié)作成本高;每次開票信息都需要財務(wù)系統(tǒng)中人工確認(rèn)匹配,操作易出錯;

使用飛書后,客戶點擊客服提供的鏈接、或在門店掃碼,填寫飛書表單,可準(zhǔn)確提交開票信息;系統(tǒng)自動通知財務(wù)同事處理開票;多維表格內(nèi)自動根據(jù)客戶所在門店匹配對應(yīng)開票信息,省去人工確認(rèn);客服完成開票后,系統(tǒng)自動提醒客服或門店辦結(jié)情況。從消費者到門店員工,再到總部客服、財務(wù)團隊,使用多維表格無縫連通,信息效率大大提高。

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用飛書搭建學(xué)習(xí)群,自動化沉淀組織洞察與思考

西貝倡導(dǎo)建設(shè)學(xué)習(xí)型組織,在高管團隊中建立“日清日高”學(xué)習(xí)群(今天完成的事情必須比昨天有提高,明天的目標(biāo)必須比今天更高),鼓勵每位高管每日分享工作心得體會,并將內(nèi)容匯總、沉淀西貝文化,持續(xù)擴大影響力。

使用飛書前,西貝需安排專人負(fù)責(zé)匯總?cè)簝?nèi)消息,員工需逐條手工匯總,費時費力,資料沉淀在本地文件中,難傳播、檢索。

使用飛書后,飛書群內(nèi)機器人可將群消息自動同步到多維表格中,并自動生成精致的畫冊視圖,員工打開多維表格可隨時查看最新分享內(nèi)容,用工具固化文化,讓思考形成文化資產(chǎn),實現(xiàn)企業(yè)文化的有效沉淀、落地,據(jù)統(tǒng)計,每年也可節(jié)省 23.5 人·天的人工摘錄、匯總時間。

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此外,西貝還在與飛書共創(chuàng)餐飲行業(yè) OKR 最佳實踐,以 OKR 對齊核心團隊前進(jìn)方向,確保戰(zhàn)略落地,探索 OKR 工作法的“西貝化”。


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